C’est quoi une balance âgée ?
La balance âgée est un document comptable qui regroupe les créances clients et les dettes fournisseurs non soldées. Les factures sont classées en fonction du délai qui les sépare de leur date d’échéance : non échues, en retard de 30 jours, de 60 jours, de plus de 90 jours etc...
A un instant T, la balance âgée permet de visualiser d’un coup d’œil ce que vos clients vous doivent et ce que vous devez à vos fournisseurs. En classant les factures par ancienneté, la balance âgée met en évidence les retards de paiement et les encaissements à venir.
Bien qu’elle ne soit pas obligatoire légalement, la balance âgée est un incontournable en comptabilité. Comme vous le verrez plus loin dans cet article, cet outil est utile pour gérer le poste client, préserver la santé financière de votre entreprise et améliorer sa rentabilité.
Balance âgée clients
La balance âgée clients contient uniquement les créances clients en cours, c’est-à-dire les factures émises que vos clients doivent vous régler.
Une balance âgée clients prend la forme d’un tableau à double entrée :
- Colonnes : elles indiquent les tranches d’échéance (non échues, retard 1-30 jours, 30-60 jours, 61-90 jours, plus de 90 jours).
- Lignes : elles listent chaque client avec le montant total dû et la répartition des montants selon leur ancienneté.
Exemple simplifié d’une balance âgée clients :
Comme vous pouvez le voir, cet outil permet de détecter immédiatement les retards de paiement et les comptes clients associés, ce qui facilite la gestion du recouvrement des factures.
Balance âgée fournisseurs
La balance âgée fournisseurs répertorie toutes les factures fournisseurs non réglées par votre entreprise, classées selon leur ancienneté. Cette vision chronologique permet d’anticiper vos sorties de trésorerie, de payer vos fournisseurs en temps et en heure et ainsi, d’entretenir de bonnes relations avec vos partenaires commerciaux.
Comme pour la balance âgée clients, la balance âgée fournisseurs se présente sous forme d’un tableau :
- Colonnes : le temps qui sépare les factures de leur date d’échéance (non échues, 1-30 jours de retard, 31-60 jours, 61-90 jours, plus de 90 jours).
- Lignes : le nom de chaque fournisseur, le montant des factures en attente de paiement en fonction de leur ancienneté.
Exemple simplifié d’une balance âgée fournisseurs :
La balance âgée fournisseurs permet donc d’assurer une gestion saine de vos dettes. Complémentaire à la balance âgée clients, elle permet également de maintenir un équilibre financier et d'optimiser la gestion de votre trésorerie.
Vous avez besoin de recouvrer rapidement vos impayés ? Faites appel à Trezo ! En nous appuyant sur une méthodologie éprouvée (et respectueuse des valeurs de votre entreprise), notre équipe peut agir en votre nom afin de recouvrer vos impayés tout en vous permettant de rester concentré sur votre cœur de métier.
Pourquoi utiliser une balance âgée ?
Utiliser une balance âgée permet :
- d’organiser et de prioriser les actions de recouvrement des factures,
- d’améliorer la rentabilité de l’entreprise,
- de piloter la trésorerie de l’entreprise.
Organiser ou prioriser les actions de recouvrement
En regroupant toutes les créances par échéance, la balance âgée clients permet d’identifier rapidement les factures en retard et leur degré de risque, en prenant notamment en compte que :
- Plus la date d’échéance d’une facture est dépassée depuis longtemps, plus il est difficile de la recouvrer.
- Un client qui cumule les impayés présente un risque plus élevé pour la trésorerie de votre entreprise.
Grâce à cette cartographie des créances, vous pouvez adapter vos relances et définir une stratégie efficace pour gérer vos impayés et répondre aux besoins de votre entreprise.
Concrètement, deux grandes stratégies de recouvrement s’offre à vous :
1️⃣ Prioriser les créances les plus anciennes pour limiter les pertes
- Cette approche vise à traiter en priorité les créances de plus de 60 ou 90 jours, car leur recouvrement devient plus difficile avec le temps.
- Elle est adaptée aux entreprises ayant un volume d’impayés important et qui cherchent en priorité à éviter que leurs créances deviennent irrécouvrables.
2️⃣ Prioriser les impayés récents pour augmenter rapidement la trésorerie
- Ici, l’objectif est d’agir dès les premiers jours de retard, en relançant rapidement les factures échues de 1 à 30 jours.
- Elle peut se traduire par l’envoi d’une lettre de relance courtoise ou ou d’une relance téléphonique afin d’inciter le client à régulariser au plus vite la situation.
- Si votre client rencontre des difficultés financières, c’est l’occasion de lui proposer un échéancier de paiement.
Chez Trezo, nous proposons un accompagnement sur-mesure. Dans certains cas, nous prenons en charge l’ensemble de vos impayés. Dans d’autres, nous laissons au chargé de recouvrement interne la gestion des impayés les plus récents (plus faciles à recouvrer) et nous nous occupons du recouvrement des créances les plus anciennes (les plus complexes).
Améliorer la rentabilité de l’entreprise
Une balance âgée permet de repérer immédiatement les clients en retard et d’adapter la les actions de recouvrement en fonction du niveau de risque qu’il présente. Or, une bonne stratégie de recouvrement permet de réduire le DSO, c’est-à-dire le délai moyen de paiement des clients.
Autrement dit, en mettant en place une politique de recouvrement basée sur l’analyse de la balance âgée, vous pouvez encaisser plus vite et diminuer le BFR (Besoin en Fond de Roulement) de votre entreprise.
Ainsi, une gestion proactive des impayés améliore votre capacité d’autofinancement, réduisant mécaniquement le recours à des sources de financement externe (et coûteuses), comme un découvert bancaire ou une solution d’affacturage en ligne. Cela peut avoir un effet direct sur la rentabilité de l’activité.
Piloter la trésorerie de l’entreprise
En offrant une visibilité détaillée sur les flux financiers à venir, la balance âgée permet d’anticiper les encaissements et les décaissements, évitant ainsi les tensions de trésorerie.
En effet, certains retards de paiement peuvent être ponctuels, tandis que d’autres révèlent des habitudes préoccupantes. L’analyse de la balance âgée permet d’évaluer le risque client en identifiant facilement les mauvais payeurs.
Ainsi, grâce au calcul du DSO, du taux de recouvrement, à l’analyse de la balance âgée et à un système de scoring client, vous pouvez mieux apprécier l’évolution future de la trésorerie nette de l’entreprise. Cela permet de réaliser des prévisions de trésorerie plus précises et d’anticiper d’éventuels besoins de financement ou d’identifier une opportunité d’investissement afin de valoriser le surplus de trésorerie.
Conception d’une balance âgée : mode d’emploi
La balance âgée est un outil essentiel pour suivre les encours clients et fournisseurs, mais encore faut-il la concevoir correctement pour en tirer des données exploitables.
La première étape de l’élaboration d’une balance âgée consiste à centraliser toutes les informations comptables nécessaires, c’est-à-dire l’ensemble des factures clients et fournisseurs en cours, les paiements déjà enregistrés, ainsi que les dates d’échéance précises. Il est impératif que toutes les données soient à jour et correctement saisies dans le logiciel de comptabilité ou dans le tableau Excel.
Une fois ces éléments réunis, il suffit de classer les créances et dettes selon leur ancienneté :
- Non échues
- 1 à 30 jours de retard
- 31 à 60 jours de retard
- 61 à 90 jours de retard
- +90 jours de retard
Pour créer une balance âgée, un tableur Excel est tout à fait suffisant. Cependant, si votre entreprise fait face à un volume de factures important, il est recommandé d’utiliser un logiciel de facturation capable de générer automatiquement une balance âgée.
Enfin, l’actualisation des données de la balance âgée est une condition déterminant son efficacité. Il est recommandé de la mettre à jour au minimum une fois par mois, voire chaque semaine pour les entreprises ayant un fort volume de transactions. Une mise à jour trop espacée entraîne une perte de visibilité sur la situation réelle des créances et peut retarder les actions de recouvrement.
Chez Trezo, nous accompagnons nos clients au niveau stratégique et opérationnel. Une fois la balance âgée mise en place, notre équipe intervient dans son analyse et dans l’organisation d’une stratégie de recouvrement efficace.
Les pièges à éviter lors de l’utilisation d’une balance âgée
Si la balance âgée est un outil puissant pour piloter la trésorerie et optimiser le recouvrement, son efficacité dépend pour beaucoup de la qualité des données comptables qu’elle contient.
En effet, des factures mal saisies, des dates d’échéance erronées ou des encaissements non lettrés entraîneront des anomalies, faussant la répartition des créances par tranche d’âge. Par exemple, une facture enregistrée avec une échéance erronée peut apparaître comme en retard alors qu’elle est encore dans son délai légal de paiement. Un contrôle rigoureux des données comptables est donc indispensable pour garantir la fiabilité de la balance âgée.
Par ailleurs, la fréquence de mise à jour de la balance âgée est également importante. Une balance âgée représente une photographie des créances et dettes à un instant T. Or, ces données évoluent constamment avec les paiements reçus et les nouvelles factures émises. Si elle n’est pas actualisée régulièrement, vous risquez d’oublier des relances importantes ou de prévoir des encaissements déjà perçus. En fonction du nombre d’impayés à gérer, la balance âgée doit être mise à jour chaque semaine ou au minimum chaque mois pour rester fiable.
Au-delà de la qualité et de la fiabilité des données comptables, il est également important de noter que la balance âgée ne fournit aucune information sur la solvabilité des clients ni sur les raisons précises d’un retard. Certains clients peuvent avoir des difficultés passagères, tandis que d’autres peuvent être des mauvais payeurs. Il est donc recommandé de croiser les données de la balance âgée avec un système de scoring client, qui prend en compte l’historique des paiements et la santé financière des débiteurs.
En outre, se focaliser uniquement sur les créances clients sans surveiller les dettes fournisseurs peut donner une vision biaisée de la situation financière. Une entreprise peut penser avoir une trésorerie saine en voyant un volume important d’encaissements à venir, mais si elle n’a pas anticipé les paiements fournisseurs imminents, elle risque d’être en difficulté. Compléter l’analyse avec un prévisionnel de trésorerie global permet d’éviter ce type de distorsion et d’avoir une vue complète des flux financiers.
Enfin, il est important de garder à l’esprit que la balance âgée est un outil d’aide à la décision mais elle ne résout pas les problèmes directement. Son efficacité repose sur les actions mises en place en conséquence : relances proactives, renégociation des conditions de paiement etc...
Autrement dit, une balance âgée bien tenue reste un indicateur passif si elle n’est pas adossée à une stratégie de recouvrement bien organisée. Pour maximiser son impact, elle doit être le point de départ d’un processus de relance efficace, appuyé par des outils de suivi fiables.
Chez Trezo, nous accompagnons nos clients dans l’exploitation de leur balance âgée en veillant sur la qualité des données et du plan d’actions. Grâce à une approche méthodique et des outils performants, nous transformons la balance âgée en un véritable levier financier pour votre entreprise.
On gère votre poste client de la facturation au paiement